Offene Posten
nachverfolgen.
Zahlungseingänge abgleichen, offene Salden berechnen und den nächsten Schritt nach festen Regeln vorbereiten.
RE-2026-104
- Rechnungsbetrag
- 3.600 €
- Zahlungen
- 1.200 €
- Offener Saldo
- 2.400 €
14 Tage nach Fälligkeit
Erinnerung + Aufgabe zur Freigabe
EIN KONKRETER DURCHLAUF
Rechnung RE-2026-104
Fiktive Beispieldaten- Rechnungsbetrag
- 3.600,00 €
- Zugeordnete Zahlungen
- 1.200,00 €
- Offener Saldo
- 2.400,00 €
- Fälligkeit
- 16.09.2026
- Betrachtungsdatum
- 30.09.2026
- Tage nach Fälligkeit
- 14 Tage
ERGEBNIS
Stufe 2 zur Prüfung vorlegen.
2.400 € sind noch offen. Die interne 14-Tage-Regel erzeugt eine Aufgabe und einen Erinnerungsentwurf. Versand erfolgt erst nach Freigabe und erneutem Abgleich. Die Fristen sind Beispielregeln, keine gesetzlichen Mahnfristen.
So funktioniert die Software
DIE AUSGANGSLAGE
Rechnungen sind gestellt, Zahlungen gehen vollständig oder teilweise ein. Wer erinnert werden muss, welche Beträge noch offen sind und wo gerade eine Reklamation läuft, wird bislang in mehreren Listen geprüft.
DAS ENTSTEHENDE TOOL
Ein Offene-Posten-Manager: Er ordnet Zahlungseingänge zu, berechnet Restsalden und steuert Wiedervorlagen, Erinnerungsentwürfe und interne Aufgaben nach einem vereinbarten Ablauf.
SO ARBEITET DAS TOOL
Von Daten zu
einem nächsten Schritt.
- 01
Daten übernehmen
Rechnungsnummer, Kunde, Rechnungsbetrag, zugeordnete Zahlungen und Gutschriften, Fälligkeit, letzter Bearbeitungsstand sowie Sperren oder Vereinbarungen.
- 02
Zum richtigen Zeitpunkt prüfen
Nach einem neuen Rechnungs- oder Zahlungsexport. In einer angebundenen Umgebung kann derselbe Abgleich regelmäßig zeitgesteuert laufen.
- 03
Regeln anwenden
Nur offene, fällige und abgestimmte Vorgänge ohne Sperre weiterbearbeiten. Im Beispiel führt eine interne Regel nach 7 Tagen zu einem Erinnerungsentwurf und nach 14 Tagen zusätzlich zu einer internen Aufgabe. Wiederholte Läufe erzeugen keine doppelten Vorgänge.
- 04
Ergebnis nutzen
Ein aktueller Saldo pro Rechnung, die nächste Bearbeitungsstufe und ein Entwurf zur Freigabe. Vor dem Versand werden Saldo und Sperren erneut geprüft; neue Zahlungen ziehen veraltete Entwürfe zurück.
Auch die Ausnahme gehört dazu.
Reklamationen und aktive Ratenvereinbarungen stoppen den regulären Ablauf. Unzugeordnete Zahlungen, offene Gutschriften oder ein unklarer Datenstand verlangen erst einen Abgleich. Vollständige Zahlung schließt den Vorgang.
Ein sinnvoller Workshopumfang.
Ein Importformat, ein abgestimmter Ablauf und eine nachvollziehbare Oberfläche. Das Team baut Saldenlogik, Zustände und Freigabe und prüft Teilzahlung, Reklamation und einen wiederholten Import.
Aus Rechnungen und Zahlungen wird ein nachvollziehbarer Bearbeitungsablauf. Das Team sieht, welcher Vorgang Aufmerksamkeit braucht und welche Aktion freigegeben werden kann.
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